Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 1 września 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób Renevis przetwarza dane osobowe osób korzystających z serwisu renevis.pl, klientów, uczestników szkoleń oraz osób kontaktujących się z nami. Dokument został przygotowany zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

POL41-group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Dworcowa 9/2, 65-019 Zielona Góra KRS 0001233021 (Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego) NIP 9731120752, REGON 544556703 Kapitał zakładowy: 5 000 zł Marka: Renevis

Kontakt w sprawach danych osobowych:

• e-mail: kontakt@renevis.pl
• telefon: +48 654 854 859
• korespondencja: adres siedziby wskazany powyżej

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Wszelkie zgłoszenia dotyczące ochrony danych prosimy kierować na powyższy adres e-mail.

2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług (audyt, wdrożenie, szkolenie, konsultacja)	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	Przez czas trwania umowy, następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, w obrocie gospodarczym 3 lata)
Dostarczanie treści cyfrowych i prowadzenie konta na platformie kursowej	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	Przez okres dostępu do materiałów, następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń
Obsługa zapytań z formularza kontaktowego i umawianie konsultacji	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (obsługa korespondencji)	Do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że doszło do zawarcia umowy
Wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową	5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Rozpatrywanie reklamacji i odstąpień od umowy	art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. b RODO	5 lat od zakończenia sprawy
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Do upływu terminów przedawnienia
Marketing własnych usług wobec klientów (e-mail, telefon)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz zgoda na kanał komunikacji	Do zgłoszenia sprzeciwu lub cofnięcia zgody
Newsletter	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)	Do cofnięcia zgody; dowód zgody – 3 lata po jej cofnięciu
Statystyka i analityka ruchu w serwisie	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies analityczne)	Zgodnie z Polityką cookies, maks. 26 miesięcy
Marketing z wykorzystaniem plików cookies i pikseli	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)	Zgodnie z Polityką cookies, maks. 24 miesiące
Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i platformy kursowej, wykrywanie nadużyć i współdzielenia kont	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	12 miesięcy (logi techniczne)
Nagrywanie szkoleń online i udostępnianie nagrań uczestnikom	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja szkolenia) oraz lit. a RODO w zakresie wizerunku i głosu uczestnika	Przez okres dostępu do materiałów, nie dłużej niż 12 miesięcy od szkolenia
Wystawianie zaświadczeń o uczestnictwie i prowadzenie ich ewidencji	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO	5 lat

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

3. Kategorie przetwarzanych danych

3.1. Dane osób kontaktujących się i użytkowników serwisu

• imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu,
• treść wiadomości i informacje przekazane w formularzu,
• adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, dane o aktywności w serwisie.

3.2. Dane klientów będących osobami fizycznymi

• imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu,
• dane do faktury (w tym NIP w przypadku przedsiębiorców),
• historia zamówień, informacje o płatnościach.

3.3. Dane firmowe klientów B2B

• nazwa firmy, adres siedziby, NIP, REGON, numer KRS,
• dane osób reprezentujących i osób kontaktowych: imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu,
• dane osób wyznaczonych do odbioru prac i do kontaktu technicznego,
• informacje o zakresie współpracy, korespondencja projektowa, dokumentacja odbiorowa.

W przypadku klientów będących spółkami i innymi podmiotami dane osób kontaktowych przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na realizacji umowy zawartej z ich pracodawcą lub zleceniodawcą.

3.4. Dane uczestników kursów i szkoleń

• imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy (jeżeli szkolenie jest firmowe),
• dane logowania do platformy kursowej: login, zaszyfrowane hasło, znaczniki sesji, adres IP i identyfikator urządzenia (wykorzystywane wyłącznie do zabezpieczenia konta i wykrywania nieuprawnionego współdzielenia dostępu),
• postęp w kursie, ukończone moduły, data wystawienia zaświadczenia,
• nagrania szkoleń online: wizerunek i głos uczestnika, jeżeli uczestnik korzysta z kamery lub mikrofonu, oraz treść czatu. O nagrywaniu informujemy przed rozpoczęciem sesji; uczestnik może wyłączyć kamerę i mikrofon.

3.5. Dane związane z wdrożeniami

• dane niezbędne do skonfigurowania integracji (identyfikatory kont, nazwy systemów, zakresy uprawnień),
• dane testowe przekazane przez klienta – wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia testów.

Nie przetwarzamy danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących. Prosimy o nieprzekazywanie takich danych w korespondencji i w danych testowych.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

Kategoria odbiorcy	Zakres
Dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej	Przechowywanie danych serwisu, poczty i kopii zapasowych
Dostawca platformy kursowej / LMS	Konta uczestników, postępy, udostępnianie materiałów
Dostawca narzędzia do wideokonferencji	Prowadzenie i nagrywanie szkoleń online
Operator płatności elektronicznych	Obsługa płatności online, BLIK, kart płatniczych
Bank prowadzący rachunek	Rozliczenia przelewów
Biuro rachunkowe i doradca podatkowy	Księgowanie faktur, rozliczenia podatkowe
Dostawca systemu do wysyłki e-mail i marketing automation	Newsletter, korespondencja transakcyjna
Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych	Statystyki ruchu, pomiar skuteczności kampanii – wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies
Dostawcy narzędzi AI i automatyzacji (m.in. platformy automatyzacji oraz dostawcy modeli językowych)	Realizacja i testowanie wdrożeń, praca na danych przekazanych przez klienta w tym celu
Dostawca narzędzia do umawiania konsultacji	Rezerwacja terminów spotkań
Kancelaria prawna, firma windykacyjna	Wyłącznie w razie sporu lub dochodzenia roszczeń
Podwykonawcy realizujący część prac wdrożeniowych	Wyłącznie w zakresie powierzonego zadania, na podstawie umowy powierzenia

Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w naszym imieniu zawieramy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 RODO. Dane mogą być również udostępnione organom publicznym, gdy wynika to z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych.

5. Wykorzystanie narzędzi AI i przekazywanie danych do modeli językowych

1. W ramach świadczonych usług korzystamy z narzędzi opartych na modelach językowych czołowych dostawców oraz z platform automatyzacji procesów.
2. Do narzędzi AI nie przekazujemy danych osobowych, chyba że jest to niezbędne do realizacji umowy z klientem i zostało z nim uzgodnione. Przed uruchomieniem przepływu danych ustalamy z klientem zakres danych, dostawcę narzędzia i sposób zabezpieczenia.
3. Tam, gdzie to możliwe, korzystamy z planów biznesowych dostawców, w których dane wejściowe nie są wykorzystywane do trenowania modeli, oraz stosujemy minimalizację i pseudonimizację danych przekazywanych do przetwarzania.
4. W materiałach demonstracyjnych i szkoleniowych używamy danych fikcyjnych lub zanonimizowanych.
5. Nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na te osoby.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Część wykorzystywanych przez nas narzędzi – w szczególności dostawcy modeli językowych, narzędzia analityczne i marketingowe oraz niektóre platformy komunikacyjne – ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych lub przetwarza dane na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Oznacza to, że dane mogą być przekazywane do państwa trzeciego.
2. Przekazywanie odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO: a) decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony – w przypadku podmiotów z siedzibą w USA uczestniczących w programie EU-U.S. Data Privacy Framework (decyzja wykonawcza Komisji z 10 lipca 2023 r.); b) standardowych klauzul umownych (SCC) przyjętych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 – stosowanych w umowach z dostawcami spoza EOG, którzy nie są objęci decyzją o adekwatności; c) uzupełniająco – środków dodatkowych, takich jak szyfrowanie danych w tranzycie i w spoczynku, pseudonimizacja oraz ograniczenie zakresu przekazywanych danych do minimum.
3. Przed rozpoczęciem korzystania z narzędzia przekazującego dane poza EOG oceniamy ryzyko takiego transferu, a tam gdzie jest to możliwe, wybieramy dostawców oferujących przetwarzanie danych w regionie europejskim.
4. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać kopię zabezpieczeń zastosowanych przy transferze, zwracając się na adres kontakt@renevis.pl.

7. Poufność danych klienta przy wdrożeniach

Realizacja wdrożeń wiąże się z dostępem do systemów i danych klienta. Stosujemy w związku z tym następujące zasady:

1. Umowa powierzenia przetwarzania. Jeżeli w ramach wdrożenia uzyskujemy dostęp do danych osobowych, których administratorem jest klient, przed rozpoczęciem prac zawieramy z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 RODO. W tym układzie klient jest administratorem, a Renevis podmiotem przetwarzającym. Umowa określa cel, zakres, kategorie osób i danych, czas przetwarzania oraz obowiązki obu stron.
2. Zasada minimalnego dostępu. Wnioskujemy wyłącznie o uprawnienia niezbędne do wykonania zadania. Nie prosimy o hasła do kont osobistych – korzystamy z dedykowanych kont serwisowych, kluczy API o ograniczonym zakresie i dostępów czasowych.
3. Odbieranie dostępów. Po zakończeniu etapu prac informujemy klienta o dostępach, które mogą zostać odebrane, i rekomendujemy ich cofnięcie oraz rotację kluczy API.
4. Środowiska testowe. Tam, gdzie to możliwe, testy prowadzimy na danych fikcyjnych lub w środowisku testowym klienta.
5. Poufność. Osoby realizujące prace po naszej stronie zobowiązane są do zachowania poufności oraz do zachowania w tajemnicy danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia; zobowiązanie obowiązuje bezterminowo w zakresie danych osobowych.
6. Podpowierzenie. Skorzystanie z podwykonawcy przetwarzającego dane klienta wymaga jego zgody na zasadach określonych w umowie powierzenia.
7. Zgłaszanie naruszeń. O stwierdzonym naruszeniu ochrony danych powierzonych przez klienta informujemy go bez zbędnej zwłoki, przekazując informacje potrzebne do dokonania zgłoszenia organowi nadzorczemu.
8. Zwrot lub usunięcie danych. Po zakończeniu współpracy – zgodnie z decyzją klienta – zwracamy powierzone dane albo je usuwamy, wraz z kopiami, z wyjątkiem danych, których przechowywanie nakazuje prawo.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskanie informacji o przetwarzaniu i kopii danych.
2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) – poprawienie danych nieprawidłowych i uzupełnienie niekompletnych.
3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), tzw. prawo do bycia zapomnianym – z zastrzeżeniem przypadków, w których przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub ustalenia i dochodzenia roszczeń.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany.
6. Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie; w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy i skutkuje zaprzestaniem przetwarzania w tym celu.
7. Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Wnioski prosimy kierować na adres kontakt@renevis.pl lub pisemnie na adres siedziby. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym informujemy. W razie wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy możemy poprosić o dodatkowe informacje umożliwiające jej potwierdzenie.

9. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

1. Nie podejmujemy decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały (art. 22 RODO).
2. Po wyrażeniu zgody na cookies analityczne i marketingowe może dochodzić do prostego profilowania na potrzeby dopasowania treści reklamowych i pomiaru skuteczności kampanii. Profilowanie to nie wywołuje skutków prawnych i można je w każdej chwili wyłączyć, zmieniając ustawienia zgody – szczegóły w Polityce cookies.
3. Możemy segmentować odbiorców newslettera według deklarowanego obszaru zainteresowań i aktywności (np. otwarcia wiadomości), aby ograniczyć liczbę nieistotnych komunikatów.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności:

• szyfrowanie transmisji danych (protokół TLS/HTTPS) w serwisie i na platformie kursowej,
• kontrolę dostępu opartą na rolach i zasadę wiedzy koniecznej,
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe na kontach administracyjnych i w narzędziach z dostępem do danych klientów,
• korzystanie z menedżera haseł i unikanie przesyłania danych dostępowych w treści wiadomości e-mail,
• regularne kopie zapasowe i testy odtwarzania,
• aktualizowanie oprogramowania i monitorowanie logów,
• prowadzenie rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru kategorii czynności przetwarzania,
• zobowiązania do zachowania poufności dla wszystkich osób mających dostęp do danych,
• procedurę reagowania na naruszenia ochrony danych, w tym zgłaszanie naruszeń Prezesowi UODO w terminie 72 godzin, jeżeli naruszenie wiąże się z ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób.

11. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Szczegółowe informacje o rodzajach plików cookies, celach ich stosowania, okresach przechowywania oraz sposobach zarządzania zgodą znajdują się w Polityce cookies dostępnej w serwisie.

12. Odnośniki do innych serwisów

Serwis może zawierać odnośniki do stron zewnętrznych (m.in. profili w mediach społecznościowych, dokumentacji narzędzi). Nie odpowiadamy za zasady przetwarzania danych obowiązujące w tych serwisach – zachęcamy do zapoznania się z ich politykami prywatności.

13. Zmiany Polityki prywatności

Politykę prywatności możemy aktualizować w związku ze zmianami przepisów, zakresu usług lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja publikowana jest w serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji. O istotnych zmianach informujemy osoby posiadające konto oraz subskrybentów newslettera drogą elektroniczną.